企业在处理某一事务时,不是一个环节完成的,需要多个环节节点来完成,并且对每个环节的处理情况进行跟踪与监督,起到上传下达的作用。多级审批在处理整件事务时,经过企业相应环节,避免专权情况产生,同时对企业的管理也起到环环相扣、相互牵连的作用。
企业多级别审批涉及多种业务现象
1、制度的执行 2、活动的执行
3、价格的执行 4、请购的执行
5、付款的执行 6、报销的执行
7、请假的执行 。。。
企业目前存在手工(签呈)或者口头执行的情况
如:促销价审批
因店庆、节假日等需求,超市需要供货公司给予一定让利空间,以促使客流增加,同时增加超市的销售额。
一般超市会提前通知公司的业务员,业务员将此事汇报部门负责人,部门负责人要考虑促销价是否合理,要准备供多少货,还要考虑公司库存情况等等,才能给予最终回复。双方确认后超市基本会与公司签订一份促销协议,一般大型超市会履行标准流程及相关手续。
但公司合作的不光是这些管理规范的大型超市,还存在口头约束调价的情况,而公司内部又缺少相关的处理流程及过程记录。在公司长期的运行中出现大量的账务差异,最终形成坏账、死账,造成企业损失。
企业必须做到“三知道”才能杜绝上述问题
1、要知道问题出在哪儿?
2、要知道是什么原因导致的?
3、要知道是谁的责任?
1、取消过去口头传递或签呈处理方式;
2、审批流程的第一步属于该业务的起始点,比如价格的审批:
业务申请→部门审批→财务审批→价格执行;
3、如果要进行审批备案管理,需要根据系统审批流程中打印出的单据作为原始凭证;
4、审批结束后,价格才能开始执行,系统能够自动控制;
5、如再次出现由于价格导致的问题,则检查系统内审批流程环节,确定相应责任人,由责任人承担责任。